INFORMATIKA FARMASI

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN OBAT DI GUDANG INDUK DI INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT

1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

            Instalasi farmasi merupakan satu-satunya bagian unit rumah sakit yang betanggung jawab penuh atas pengelolaan dan penyediaan seluruh sediaan farmasi yang beredar di rumah sakit. Mulai dari perencanaan, pemilihan, penetapan spesifikasi, pengadaan, pengendalian mutu, penyimpanan, distribusi bagi penderita, pemantauan efek dan pemberian informasi. Instalasi farmasi merupakan salah satu penunjang medis yang mempunyai peranan penting dalam kelancanran pelayanan kesehatan di rumah sakit.

       Menurut Quick (1997), pembelanjaan untuk obat menghabiskan 40% dari total anggaran rumah sakit, sehingga pengelolaan harus dilakukan dengan efektif dan efisien agar kelancaran pelayanan kesehatan tidak terganggu dan pendapatan rumah sakit juga dapat ditingkatkan. Selain sebagai cost center, instalasi juga merupakan revenue centre. Pengelolaan unit farmasi dengan baik akan menyokong unit-unit lainnya, terutama unit yang tidak berperan sebagai revenue centre.Lebih dari 90% pelayanan kesehatan Rumah Sakit menggunakan perbekalan Farmasi (obat-obatan), bahan kimia, radiologi, bahan alat kesehatan habis pakai, alat kedokteran dan gas medik).

            Adanya pelayanan yang cepat, tepat dan informatif berarti meningkatkan mutu pelayanan pada pasien. Untuk mengembangkan manajemen institusi jasa Rumah Sakit maka perlu diadakan pengendalian sistem informasi yang memadai khususnya pada bagian Gudang Farmasi. pengolahan data hendaknya dilakukan dengan cermat, cepat dan teratur. Sehingga tidak menyebabkan lambatnya informasi data yang dihasilkan, dikarenakan sistem pengolahan data terutama pada bagian Gudang Farmasi yang masih manual. Dengan harapan pemanfaatan teknologi informasi lebih optimal terutama pada bidang sistem pengolahan data yang terkomputerisasi yang nantinya dapat membantu pengolahan data yang lebih kompleks sehingga informasi yang dihasilkan dapat mendukung pihak manajemen Rumah Sakit.      

            Proses peringatan yang ada pada sistem akan sangat membantu pengguna dalam pengawasan terhadap obat-obat yang kadaluwarsa dan mencapai minim stok. Laporan penjualan, pengadaan, dan distribusi dengan periode per bulan yang dihasilkan sistem, membantu untuk kontrol dan monitoring persediaan obat. Adanya fasilitas-fasilitas diatas yang dibuat dengan menggunakan pemrograman berbasis web, maka penambahan atau pengurangan jumlah obat, pemilihan obat untuk dijual dan didistribusikan, serta obat yang dimutasi dapat dilakukan secara otomatis. Sehingga, persediaan obat di gudang dapat terpelihara.

1.2 Tujuan Penulisan Makalah

            Penulisan makalah ini bertujuan untuk mengetahui pengembangan sistem informasi persediaan obat di Farmasi di Rumah Sakit dengan terlebih dahulu mengenal beberapa istilah berikut ini:

a. Pengertian Sistem dan Informasi

b. Komponen Sistem Informasi

c. Data dan database manajemen sistem (DBMS)

d. Mengenal Konsep Dasar Gudang Farmasi Rumah Sakit

e. Tahapan Merancang Sistem Informasi

f. Contoh Hasil Transformasi ERD

g. Tampilan Hasil Rancangan

2. PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Sistem dan Informasi

a. Pengertian Sistem

            Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda, tetapi meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi, semua sistem pada bidang-bidang tersebut mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus mempunyai tujuan yang akan dicapai. Suatu sistem memiliki beberapa komponen, diantaranya pekerjaan, aktivitas, misi atau unsur-unsur sistem yang dibentuk untuk mewujudkan tujuan, untuk komponen misi atau tujuan, seringkali sukar untuk dilihat sehingga manajemen suatu sistem mengarahkan aktivitas-aktivitas pada perencanaan dan pengendalian.

            Setiap sistem dibuat untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran tujuan meliputi ruang lingkup yang luas, sedangkan sasaran lebih dikenai pada subsistemnya karena meliputi ruang lingkup yang sempit dibanding tujuan, baik tujuan maupun sasaran pada prinsipnya adalah sesuatu yang diraih untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan serta sifatnya senantiasa positif, sehingga alat ukur tercapainya suatu tujuan atau sasaran adalah kepuasan.

b. Pengertian Informasi

            Dalam mempelajari sistem kita harus mempelajari informasi, pasalnya suatu sistem yang kurang mendapatkan suatu informasi akan menjadi ketinggalan zaman/tidak bertahan lama. Informasi dapat berupa data mentah, data tersusun dan sebagainya, dimana data adalah suatu kenyataan yang bermanfaat menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata. Gagasan penting yang mendasari pemakaian istilah informasi dalam sistem informasi adalah memperkaya penyajian, mempunyai nilai kejutan atau mengungkapkan sesuatu. Informasi dapat merubah kemungkinan-kemungkinan hasil yang diharapkan dalam sebuah situasi keputusan.

            Nilai Informasi (Value of Information) ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaat yang diperoleh lebih berharga dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Perlu diketahui bahwa informasi yang digunakan dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan, sehingga tidak mudah untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi digunakan tidak hanya oleh satu pihak didalam suatu organisasi. Keuntungan dari sebagian besar informasi tidak dapat dihitung dengan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya.

c. Pengertian Sistem Informasi

            Pada saat ini dunia industri dan bisnis memerlukan informasi yang tepat, cepat dan relevan. Untuk mendapatkan informasi yang diinginkan tentunya harus menggunakan sistem informasi. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.

2.2 Komponen Sistem Informasi

       John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu sebagai berikut:

1. Blok masukan (input block), inputnya berupa metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok model (model block), terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model metematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan suatu keluaran.

3. Blok keluaran (output block), menghasilkan keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok teknologi (technology block), digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Blok basis data (database block), merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras computer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Blok kendali (controls block), untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2.3 Data dan Database Management System (DBMS)

            Data berasal dari bahasa Latin yaitu “datum” yang berarti fakta, kenyataan, kejadianatau peristiwa. Jadi, data atau fakta adalah kenyataan dari suatu kejadian atau peristiwa. Menurut Murdick,dkk (1984) merumuskan bahwa : “Data adalah fakta yang tidak sedang digunakan pada proses keputusan, biasanya dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan.”

            Data merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. Himpunan data akan memiliki sifat yang unik, antara lain sebagai berikut:

1. Saling berkaitan (Interreted), data-data tersebut akan saling berkaitan/ terintegrasi dan tersimpan secara terorganisir di dalam suatu media penyimpanan.

2. Kebersamaan (Shared), data yang terintegrasi tersebut dapat diakses oleh berbagai macam pengguna / orang tetapi hanya satu yang dapat merubahnya yaitu Database Administrator (DBA). Sifat kebersamaan (Shared) dalam himpunan data tersebut akan membutuhkan perubahan berupa cara berfikir pengguna yang terbiasa dengan pola pemilikan data sendiri dan cara penanganan dan manajemen data dalam organisasi. Data bersama (Sharing Data) merupakan data yang dapat digunakan secara bersama oleh beberapa pemakai pada lokasi yang sama ataupun berbeda. Data bersama memiliki tiga tipe, yaitu:

1. Data bersama di antara unit fungsional

2. Data bersama pada berbagai tingkatan pengguna

3. Data bersama yang tersebar secara geografis

4. Terkendali (Controlled), data yang terintegrasi tersebut hanya dapat diubah oleh seorang Database Administrator (DBA).

            Database adalah sekumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasi data. Database merupakan salah satu komponen utama dalam sistem informasi karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi pemakai. Penerapan database di dalam informasi disebut Database System. Sistem Database (Database System) adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi. Jadi, dapat disimpulkan bahwa Database Management System (DBMS) merupakan suatu alat komputer yang digunakan untuk menyimpan dan mengolah data yang bertujuan untuk menciptakan keadaan yang mudah dan efisien dalam pemakaian dan penyimpanan data. Adapun tujuan dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan data mencapai independensi data. Pengulangan data (redundancy data) adalah aplikasi data yang disimpan di dalam beberapa file. Independensi data adalah kemampuan untuk membuat suatu struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses dalam table dan kamus data yang terpisah secara fisik dari program.

            Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi. Relasi tersebut bias ditunjukkan dengan kunci dari file yang ada. Satu database menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai dalam suatu lingkup perusahaan atau instansi. Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar,sama bentuk merupakan satu kumpulan entri yang seragam. Satu record terdiri dari field-field yang saling berhubungan untuk menunjukkan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record. Untuk menyebut isi dari field tersebut maka digunakan atribut atau merupakan judul dari satu kelompok entity tertentu. Entity adalah suatu objek yang nyata dan akan direkam. Set program pengelola merupakan satu paket program yang dibuat agar memudahkan dan mengefesiensikan pemasukan atau perekaman informasi dan pengambilan atau pembacaan informasi ke dalam database.

            Komponen utama DBMS dapat dibagi dalam 4 macam yaitu:

1. Perangkat keras, berupa komputer dan bagian-bagian di dalamnya seperti processor, memori dan harddisk.

2. Data, mempunyai sifat terpadu yang berarti bahwa berkas data yang ada pada basis data saling terkait, namun kemubajiran data tidak akan terjadi dan sifat berbagi (share) yang berarti bahwa data dapat diakses oleh sejumlah pengguna dalam waktu yang bersamaan.

3. Perangkat lunak, berkedudukan di antara basis data (data yang disimpan dalam harddisk) dan pengguna.

4. Pengguna, dapat dikategorikan menjadi tiga yaitu:

·         Pengguna akhir

·         Pemrogram aplikasi

·         Administrator basis data

2.4 Konsep Dasar Gudang Farmasi Rumah Sakit

            Gudang farmasi rumah sakit merupakan suatu bagian di rumah sakit yang kegiatannya dibawah manajemen departemen instalasi farmasi. Departemen instalasi farmasi dipimpin oleh seorang apoteker dan dibantu beberapa orang apoteker yang bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan serta pelayanan kefarmasian yang mencakup pelayanan perencanaan, pengadaan, produksi, penyimpanan, perbekalan kesehatan atau persediaan farmasi, pengendalian mutu dan pengendalian distribusi penggunaan seluruh perbekalan kesehatan di rumah sakit. Gudang farmasi mempunyai fungsi sebagai tempat penyimpanan yang merupakan kegiatan dan usaha untuk mengelola barang persediaan farmasi yang dilakukan sedemikian rupa agar kualitas dapat diperhatikan, barang terhindar dari kerusakan fisik, pencarian barang mudah dan cepat, barang aman dari pencuri dan mempermudah pengawasan stok. Gudang farmasi berperan sebagai jantung dari menjemen logistik karena sangat menetukan kelancaran dari pendistribusian. Oleh karena itu, maka metode pengendalian persediaan atau inventori control diperlukan, dipahami dan diketahui secara baik.

Dalam hal ini Gudang Farmasi memiliki fungsi seperti penerimaan,penyimpanan, pengeluaran obat, dengan kegiatan seperti :

a. Penerimaan

            Kegiatan penerimaan merupakan kegiatan yang sangat penting. Jenis,jumlah, kualitas, spesifikasi dan persyaratan lainnya dari barang yang diterima harus sama dengan yang tercamtum dalam kontrak. Proses penerimaan sangat penting karena pada proses inilah kita dapat menyaring barang barang yang tidak bermutu dan tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.

b. Penyimpanan

            Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengelolahan barang persediaan ditempat penyimpanan. Pengelolahan tersebut harus dilakukan sedemikian rupa sehingga kualitas barang dapat dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan fisik, pencarian barang mudah dan cepat, barang aman dari pencurian, mempermudah pengawasan stock barang. Untuk keperluan tersebut diperlukan kegiatan-kegiatan seperti :

• Perencanaan ruangan penyimpanan

• Perencanaan dan pengoperasiaan alat pengatur barang

• Penyelenggaraan prosedur peyimpanan

• Pengamanan

c. Pengeluaran

            Pendistribusian juga harus sesuai dengan permintaan, tepat waktu , tepat jumlah serta sesuai dengan spesifikasinya. Pengeluaran barang dalam pendistribusian harus dengan persetujuan pihak yang berwenang sesuai dengan perencanaan yang diterima oleh pemakai. Mekanisme pengeluaran barang adalah sesuai dengan prinsip FIFO (First In First Out) yang artinya datang lebih dulu dikeluarakan lebih dulu, selain itu dilihat dari masa kadarluarsanya walaupun datangnya lebih dulu atau terakhir tapi masa kadarluarsanya dekat dikeluar lebih dulu yang disebut FEFO (First Expire First Out).

2.5 Tahapan Merancang Sistem Informasi

a. Tahap Analisis Sistem

            Melakukan pengamatan terhadap sistem yang sedang berjalan. Langkah ini untuk memehami kebutuhan bagian gudang dan mengidentifikasi masalah adalah dengan menentukan survey lapangan dan wawancara dengan bagian terkait, mengumpulkan dan menganalisis data- data operasional. Alat bantu yang digunakan untuk menspesiikasikan kebutuhan adalah DFD. DFD merupakan model untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual ataupun komputerisasi.

b. Tahap Perancangan Sistem

            Tahap ini dilakukan perancangan untuk database maupun proses untuk sistem informasi sesuai dengan hasil analisis pada sistem yang sedang berjalan. Alat bantu yang digunakan adalah Entity Relationship Diagram (ERD).ERD merupakan model data untuk menyajikan data secara keseluruhan.

c. Tahap Pengembangan Sistem

            Tahap ini mengembangkan hasil rancangan sistem informasi menggunakan PL/SQL dan oracle 9i

d. Tahap Implementasi Sistem

            Database maupun aplikasi dari sistem informasi ini diterapkan dalam aktivitas bagian gudang sehari-hari.

2.6 Contoh Hasil Tranformasi ERD

            Dari hasil transformasi ERD diperoleh database yang terdiri atas tabel obat,supplier, retur, stock opname, pesan, pemusnahan, penerimaan dan pengeluaran.

Tabel 1. Menggambarkan identitas obat, dilengkapi dengan field generic obat, kegunaan, harga satuan,likasi penyimpanan, jumlah stok, kelompok biaya, dan lainnya. Dengan kunci utama adalah kode material

Tabel 2. Mencatat identitas pemasok dilengkapi dengan field kontak person, klasifikasi pemasok, dan ppn, dengan kunci utama adalah No. Rekanan.

Tabel 3. Mencatat transaksi pengembalian obat yang rusak saat penerimaan, dilengkapi dengan kunci utama adalah No. Retur dan kunci tamu kode material dan No. Rekanan.

Tabel 4. Dicatat transaksi perhitungan jumlah obat ,dilengkapi dengan kunci utama adalah tanggal opname dan kunci tamu kode material.

Tabel 5. Mencatat transaksi pemesanan obat ke pemasok dan dan hanya boleh dilakukan oleh bagian gudang induk farmasi ,tanggal informasi digunakan sebagai validasi terhadap obat obat yang diterima. Kunci utama adalah No. MR dan Kunci Tamu kode material, dan No. Rekaanan.

Tabel 6. Mencatat transaksi pemusnahan obat. Kunci utama adalah No. BA (nomor berita acara)

Tabel 7. Mencatat Transaksi obat yang diterima dari pemasok validasi yang dilakukan adalah mengecek No. MRS, No. DO, jumlah pesan. Kunci utama adalah No. PO dan  kunci tamu No. MR. sedangkan field kode material dan No. Rekanan dapat berfungsi sebagai no alternatif.

Tabel 8. Mencatat daftar transaksi obat yang keluar. Validasi yang dilakukan adalah dengan mengecek No. Bon, jumlah yang diminta dan jumlah yang diberi untuk jumlah kasus obat yang kurang. Tabel ini dilengkapi dengan kunci utama No. MIV, dan kunci tamu kode material.

2.7 Tampilan Hasil Rancangan

         

Gambar 1. Menu utama, diperlihatkan fasilitas untuk mengakses gudang induk farmasi,setelit, dan logistic.

Gambar 2. Memperlihatkan proses validasi yang hanya bias dilakukan oleh bagian logistic melalui menu transaksi dimana tujuannya adalah untuk mengontrol serta mengendalikan pemasukan obat dan pengeluaran obat yang terjadi pada gudang induk farmasi.

Gambar 3. Memperlihatkan master obat dan serta fasilitas untuk memasukkan obat baru.

Gambar 4. Diperlihatkan fasilitas untuk mengontrol pemesanan obat yang dilakukan oleh gudang induk ke pedagang besar farmasi (PBF)

Gambar 5. Memperlihatkan laporan penerimaan obat pada gudang induk farmasi

3. KESIMPULAN

            Untuk menjalankan sistem informasi menejemen persediaan gudang induk farmasi agar berjalan dengan baik, maka perlu dukungan dari pihak manajemen, pengguna, perangkat komputer yang sesuai dengan spesifikasi, perangkat lunak dan sistem jaringan.

            Untuk tahap pengembangan lebih yang lebih lanjut pada sistem manajemen Persediaan Gudang Induk Farmasi Rumah Sakit, perlu adanya tambahan menu untuk perencanaan dan pengendalian internal seperti sistem audit,sistem kesalahan entri,dan sistem pengendalian mutu.

REFERENSI

        Hamdi, A dan Siti, S. 2008. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Gudang Induk Farmasi. Fakultas Ilmu Komputer dan Informasi: Universitas Gunadharma.

    Lindawaty. 2008. Sistem Informasi pada Apotek Dunia. Departemen Matematika Fakultas Matematika Dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara: Medan

   Sofyanto, A.N. 2010. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pengadaan dan Persediaan Obat pada Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten : Yogyakarta.